合强智能办公系统在北滨精密机械公司应用后，不仅解决了企业发展的瓶颈问题和矛盾，而且在各方面均产生了明显效益，成为了员工们每天工作离不开的好帮手，企业领导也从往常繁杂的事务中脱身出来，享受到了轻松办公、轻松管理、轻松监控的协同乐趣。
项目背景：市场竞争与企业发展的矛盾
上海北滨精密机械有限公司主营业务是小型精密数控机床的销售和售后服务工作，这些产品广泛应用于汽车、摩托车及其配件制造、电子工业、光学仪器、钟表业及特种电机等行业。北滨精密机械有限公司作为一家典型的制造业民营中小型企业，在发展初期，由于所处行业领域利润丰厚，增长快速。但是当企业业务发展到了一定阶段后，随着行业竞争越来越激烈，导致边际利润下降。这通常跟企业面临的生存和发展环境复杂有关，正是在这个环节上，企业发展的瓶颈越显突出，企业领导也认识到企业管理上所面临的一些问题和存在的危机。
在北滨精密机械公司内部，首要面临的问题是管理和市场、生产、服务等流程的实施跟不上企业的快速成长，相继产生了效率低下甚至流程脱节的问题。虽然企业流程经过ISO9000认证体系，有一套正式的规范，然而现状是很多流程都无法顺利推广执行，能够实际落实的也就在20%左右。由于管理脱节，人力资源发展、市场发展、售后服务等工作开展都受到很大的局限。
第二个问题就是缺少成型的企业文化，没有完善的规章制度约束，无法有效地做到上传下达，企业内部出现“老板很孤独、中层很无辜、基层很无助”现象。老板觉得没有人能理解他，觉得很孤独，什么事都办不了，基层也觉得很无耐，不能下情上达，很难分享公司成长所带来的东西，内部资源不能共享、监管。
第三个问题就是成本管理，企业成本控制上越来越难，不能进行很好的控制。
用什么方案来解决出现的这些问题呢？北滨精密机械公司选择了办公自动化（OA）系统建设，“人治不如法制”，让全部的流程与管理都放置在OA系统上，还能实现很多其他服务。
方案选择：可全面掌控的智能办公系统
为尽快解决企业当前面临的这些管理问题，北滨精密机械公司将构建OA系统作为企业信息化的第一步。经过对多家OA产品方案的综合比较和考察，北滨精密机械公司选择采用基础IBM Lotus Domino/Notes平台研发的合强智能办公系统，该产品由国内著名的办公自动化软件厂商合强软件公司设计开发，产品性能优秀，历经4000多家各行各业用户多年的应用，荣获“中国优秀软件产品”等多项荣誉，是目前国内最成熟、用户数量最多的办公自动化软件。IBM Lotus的稳健、高性价比、支持开放性标准也是吸引北滨精密机械公司选用此产品的因素之一，产品型号是IBM Lotus Domino R6.5
合强智能办公系统对协同办公中各项要素（人、信息、流程、文件、权限）的管理均提供有效的支持，其目标是帮助企业快速地建立内部通讯平台、信息发布平台，并实现工作流转与文件管理的自动化，建立起一个弹性、灵活、高效、安全的电子化协同办公与知识管理环境。
北滨精密机械公司选择合强智能办公系统，关键是该产品在以下几个特点上符合了企业流程改造上的构想和需求：
·可定制：组织机构、表单格式、工作流程、访问权限、打印格式、统计等全面提供自定义；
·可规划：可根据企业的具体情况规划工作流程和文件管理体系；
· 可管理：以组织机构为基础，对整个组织的工作和权限进行管理；
·简单易用：可快速部署，轻松维护；
·事找人：为领导和办公人员提供一个集中办理工作的窗口。
结合这些特点进行OA系统建设，北滨精密机械公司不仅能轻松实现跨部门多岗位的协同工作，提高整体工作效率，实现工作沟通与交流畅通无阻，实现知识管理，而且，能够有效提高资源利用率，降低办公成本，创造集成的办公环境，增强企业凝聚力，提高企业响应能力。
项目实施：全新观念全员参与夯实协同大厦
为顺利部署合强智能办公系统，北滨精密机械公司有意识地采用了4P原则指导实施工作：
·Patience——部署过程要坚持不懈；
·Politeness——实施当中要有礼有节；
·Perseverance——解决问题要有耐心；
·Positive——以乐观积极的心态完成实施工作。
意识决定行动，观念一变天地广。在民营企业，实施一项变革，接受新事物、新观念，能够快速扩散到广大员工。在合强智能办公系统的实施上，北滨精密机械公司展现出来的风采就是全员参与、上下同心形成合力。在系统建设期间，并不需要“三令五申”，各部门主动参与其中，并提供了诸多建议和意见。
针对企业存在的问题和历年形成的误区，北滨精密机械公司根据各部门特点，围绕部门管理的创新点，在调研前期就制定了项目章程，明确系统建设过程各阶段的策略与方法，并形成详细的实施计划，统筹规划过程需要的各项资源。提出了总体规划、分步实施、双轨并存、从简到繁、逐步深入的实施策略，先从一些简单的、应用比较广泛的系统模块开始，能够让企业所有的用户快速的熟悉这套系统，并且在他们应用的过程中进一步挖掘更深一层的需求。
既要创造价值，又要提供良好的个性化体验，在合强软件公司指导下，北滨精密机械公司在十个工作日的时间里，就顺利完成了系统部署和培训，拉响了向协同要效率、向信息化要效益的号角。
项目受益：十天进入OA新境界
合强智能办公系统在北滨精密机械公司应用后，不仅解决了企业发展的瓶颈问题和矛盾，而且在各方面均产生了明显效益，成为了员工们每天工作离不开的好帮手，企业领导也从往常繁杂的事务中脱身出来，享受到了轻松办公、轻松管理、轻松监控的协同乐趣。
第一，实施前很多执行不下去的流程，都强制性放在平台里，实现了所有流程的电子化，正式启用的一个月内，允许书面和电子文档并存，一个月之后就顺利地过渡成电子文档受理。这种电子化成效非常明显，例如，在OA上建立了客户服务电话受理和处理流程，将流程处于监管之下，客户服务、客户满意度提高了很多，现在企业经常能够接到客户的表扬信及表扬电话，这在以前是没有的。
第二，采购交货期有了很好的控制，以前定单的交货期会发生变化，随意性大，经常引起客户不满，现在通过流程严格了程序的节点，采购交货期有了很好的控制和改善。
第三，在企业文化建设方面，合强智能办公系统的三个平台让企业非常满意，一是电子公告，明显改善了信息发布时效，以前都是电话，一段时间后查无实据，现在通过有响应的邮件、电子公告形式，做到有凭有据。作为在全国有十六个办事处的全国性销售公司，这种内部通讯、信息发布平台尤其需要。二是使用电子论坛后，“基层很无助、老板不大理解”等现象消失了，总经理定期上线，各部门中层主管包括副总也必须上线，论坛支持匿名，大家都把自己想说的都说出来，解决“基层很无助”状况。三是使用电子刊物为企业文化建设提供了一种拓展手段。
第四，实现了知识共享，不仅是文件管理和利用能够有序进行，而且能够做到更广泛的知识共享，例如，出差人员回来后，通常都会把他这次遇到的问题写在论坛上，大家共享，并由部门主管和技术人员进行评分，内部技术沟通和建设比以前频繁很多，员工整体素质由此得到提高。
第五，成本控制实现了突破，由于效率有很大提高，特别是中间环节的压缩促成人工成本的降低。借助于平台的监控，企业不仅有了预算管理，而且总体管理成本下降了3%。这是非常难得的3%。
