新旧生产方式的交替是人类社会进步的根本特征之一,是一定的生产技术与管理方法相结合的产物,而计算机集成制造系统(CIMS)的出现就是生产技术与管理方式相结合并发展到一个全新阶段的产物,即CIMS的实现意味着一场深刻的组织变革。换言之,CIMS与企业管理组织模式的适应性关系对CIMS的实现有着至关重要的影响。
1 CIMS管理系统的重构理论及开发方法
组织重构是管理系统重构中的一个重要内容,也是CIMS工程开发中的关键环节。作为组织重构问题的最新探索,企业重构(Business Process Reengineering-BPR)理论对此做了具体阐述。
BPR理论是美国学者哈默(Hammer)在90年代提出的,其中心思想是利用信息技术对经营过程或作业流程从根本上进行重新思考和彻底的再设计,创造一个适应新环境需求的管理组织结构。本文结合企业实际研究结果,设计制定了管理系统组织重构的分析步骤与方法(图1)。
1.通过对企业组织结构现状和工作内容的调查,绘制出企业管理过程网络结构S,并梳理出反映企业管理概貌的基本管理过程P:S=(P(a),P(b),P(c)…)T
若某一过程P由若干子过程Pi组成,则:
P=(P1,P2,P3…)T
重构前由于组织结构中工作设置和信息流向的不合理,组织系统内信息转换存在频繁重复甚至循环阻塞现象,致使过程网络呈现出较为复杂的结构。因此需在企业原管理系统基础上,打破职能科室的界限,以工作为基本单元,按工作流程的自然顺序,重新描述企业的管理过程。
2.将基本管理过程进行结构化处理。每个过程一般具有一个特定的功能,该功能可以分解为若干个相互独立的子功能,每个子功能与一子过程相对应。因此过程结构化即是在保证过程功能完整性及实现过程功能最优性的情况下对过程的功能进行分解,将子功能对应的子过程分解出来重构分析设计。这里我们将管理过程中各子过程的构成方式称为过程的外部结构(ES),子过程中各项工作之间的构成方式称为子过程的结构(Si),所有子过程的结构的集合形成了管理过程的内部结构(IS),即:
IS=(Si/i=1,2,3…)
管理过程尸可描述为:
P=(w,IS,ES)(w为管理过程工作集合)
所谓构成方式,包括子过程与子过程之间,工作与工作之间的前后顺序关系以及在过程或工作中流动的信息的内容、形式、方向及处理所需的时间等。
这里需要指出的是:外部结构和内部结构是相对而言的,一个子过程下还可以再分为若干个子子过程,这时原有的子过程的结构可以看作是外部结构.而其子子过程的结构的集合即为内部结构。
过程结构化的目的一是在于优化过程的外部结构,从宏观上对过程进行重构,简化子过程之间的接口;二是调整子过程内部结构,理顺紧后工作州帧序和联系,从而实现对过程的微观重构。nextpage
3.过程重构。改善过程的子过程及子过程的工作性能,优化结构,并考虑CIMS和其它信息技术的支持以及它们对组织结构、工作内容的要求,增加新的工作或管理过程。新增加的工作(或子过程)应与过程重构同时进行。
设O(ES)过程的外部结构的期望指标,如成本、效率等
在过程外部结构优化的条件下,考虑子过程的优化。由于Pi,的性能由Wi及Si决定,且有∑wi=W及∑Si=IS,因此提高Pi的性能就必须提高其中各项工作(包括新增设的工作)的效能及其相互联系的效率。
2 新组织结构的设计与管理
组织机构应根据新管理系统网络结构和相关准则以及企业具体环境进行设计,规定新的管理决策过程和详细的运作方式,制定人员配置方案,否则重构方案将难以落实。
1.规定管理决策过程。管理与决策是在一定的组织环境下实现的,从总体上可划分为程序化决策与非程序化决策。程序化决策主要是指底层生产活动及日常事务管理,如生产、计划、调度、质检、财务等,一般可在CIMS/MIS辅助下完成。非程序化决策涉及企业战略规划、市场研究、产品开发、项目管理、技术引进、人力资源开发、组织改进等等。两种决策并非截然分开,其决策要素在一种协调方式组织下,进行一致有目的的活动,从而决定了各管理系统的状态和输入、输出的处理方式。
这里我们将管理决策过程概括为四步(图2.1),每一步都反映了CIMS技术支持的作用,体现了企业实施CIMS工程后管理模式的变化。
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stepl提取相关决策信息
从生产环境E中提取不同的决策需求信息集合Ji
step2形成选择方案
对某一问题的相关信息和历史资料信息,通过分析,专家论证、计算机模拟等方法,形成可供管理决策的各种方案集合Pi。
step3评价过程Fi→Oe(Pi)
Oe为企业在当前环境下制定的中短期经营目标,Fi为一组评价指标,反映企业的总的计划、经济与技术要求。这一过程应保证管理与决策机构制定出最优的决策方案。
step4确定决策POεPi
确定决策方案并通过控制系统予以实施。若Ti为对应管理决策各阶段的决策时间,Te为决策时限,那么当∑Tj≈Te时,则确定方案,当∑Tj《Te时,则判断PO是否满意,若不满意,则重复Stepl-3。
2.制定人员配置方案。组织形式与机构设置确定后,人员配置就成为很具体但却十分棘手的问题。这里所讨论的人员配置主要是针对管理职能部门而言的,从管理角度分析,其实质是一非体力劳动定额研究问题。到目前为止,国内外尚无成熟的定量模型。在此我们考虑一种定性与定量相结合的方法。
对人员配置,出发点是因事设人。根据已确定了的组织结构图来配备符合设计要求的人员。这样,人员配置就要从两方面来考虑:一方面是人员的质量配置,另一方面是人员的数量配置。
(1)人员的质量配置。首先要对某项职位工作的性质、任务、责任、工作环境等进行分析,以确定能胜任该职位的人员的素质(包括身体条件、智力条件、政治素质条件、学历、专业、性格、年龄、性别等),然后以职位规范的形式加以确定。
(2)人员的数量配置。在质量配置的基础上,考虑采用Delphi法进行解决。以厂领导、科领导组成专家评定组,对某职位所需人员数量进行确定。设专家评定组有N(N>1)位专家,对某职位所需人员数量赋值为a1,a2…,ak,an(K=1,2…,N)
出后,其结果并不一定为整数,但这仅作为一个参考值。由于人的素质干差万别,不可能完全符合职位规范要求的素质,因此,其实际人数还应根据企业现有人员的素质进行适当的平衡才可得到。
3 建立可持续发展的组织自适应功能
企业作为一个复杂的开放系统,其生存与发展在很大程度上取决于内部结构与外部结构环境相适应的关系。环境的变化或是企业自身的成长都会不时地破坏这种适应关系,为了确保企业的持续发展,企业必须越来越注重主动、自觉的组织变革,并逐步以连续的、渐近的自我完善过程来取代激烈的、可能会严重冲击企业各项经营活动的被动式的变革行动。
现代管理理论已经认识到,无论企业的经营方针,产品。市场关系,还是组织结构、管理制度都不应被看作是一成不变的固定格式。企业要适应动态的、多变的外部环境,需要有一种以学习能力为基础的柔性管理模式。所谓组织的自适应功能正是这种管理模式的具体体现。本质上讲,组织的自适应功能从属于管理创新范畴,是指企业通过分析、总结、借鉴等学习方式,深刻地认识各种环境要素的演变规律,并根据企业发展要求和外部环境变化,创造性地改进组织结构和管理制度。显而易见,组织的自适应功能将日益成为企业把握机遇,赢得竞争所必须具备的基本功能。CIMS系统的开发与实施为企业造就了良好的管理基础,这也是企业锻造自适应功能的前提条件。规范管理和高度集成的信息系统能够为组织成员提供准确的、必要的资料信息,还能完成复杂的信息分析任务,这些都有助于增强组织的学习能力,而深化学习的成果又可以进一步丰富DSS的内容。
CIMS开放的、可扩充且可调整的网络结构很容易与组织结构的连续变革保持一致。但组织变革毕竟不同于编制程序,诸如管理层次的改变、部门权限的划分、管理流程的重组等活动,牵涉到了每一位成员的切身利益。变革的成败既取决于企业的发展目标更取决于组织成员的价值观念和工作能力。可以说,如何锻造并增强组织的自适应功能,仍然是CIMS企业管理中一个有待于深入研究的问题。